Dengan SIAPe, Pengelolaan Surat Menyurat di Kecamatan Batumandi Jadi Mudah

SOSIALISASI: Kecamatan Batumandi saat mensosialisasikan sistem digital yaitu inovasi SIAPe - Foto Istimewa.

TOPRILIS.COM, KALSEL - Belum optimalnya pengelolaan surat menyurat karena pengelolaan tata persuratan dan kearsipan selama ini yang dilakukan masih secara manual dan belum dilakukan secara elektronik telah melahirkan banyak persoalan di Kantor Kecamatan Batumandi.

Seperti lambatnya proses distribusi/disposisi surat, lambatnya penelusuran surat yang lalu, termasuk posisi dokumen surat yang diarsipkan.

Untuk mengatasi masalah tersebut Kecamatan Batumandi mengembangkan Sistem Informasi Administrasi Persuratan Elektronik (SIAPe).

Inisiator, Ermina Suriyanti, Jum'at (2/8/2024) mengatakan, di Kecamatan Batumandi administrasi sebelumnya masih menggunakan cara manual dan database yang masih digunakan dalam bentuk kertas.

Saat ini menurutnya, proses administrasi persuratan secara komputerisasi dan menggunakan smartphone sudah mulai dilakukan dengan inovasi SIAPe.

"Dengan sistem ini lebih cepat dan memudahkan pegawai tanpa harus mencari buku agenda untuk pencatatan surat masuk, keluar dan pengantar. Dengan demikian, proses surat menjadi lebih cepat, efektif dan efesien," ujarnya.

Ia menegaskan, hadirnya inovasi adalah perubahan untuk menyesuaikan dengan perkembangan dan tuntutan zaman guna mempermudah pekerjaan agar dapat terlaksana secara efektif, efesien, dan berkinerja tinggi.

Perubahan sangat dibutuhkan untuk membawa organisasi ke arah yang lebih baik, organisasi memerlukan inovasi, penyempurnaan, dan peningkatan kinerja sehingga mencapai tujuan yang diharapkan lebih optimal, dan dapat mewujudkan kepuasan dan kepercayaan dari masyarakat.

"Alhamdulillah inovasi SIAPe mampu meningkatkan efektifitas dan sinergitas dengan beberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya dalam melaksanakan tugas dan fungsinya masing-masing, utamanya dalam bidang pengelolaan surat menyurat.

"Kemudian mampu meningkatkan efektifitas pelayanan publik. Dengan perbaikan pengelolaan surat secara elektronik  akan memudahkan pengelolaan surat menyurat, sehingga akan menciptakan efisiensi waktu dalam pengambilan keputusan," pungkasnya.(rls/elhami)